PERANAN IT DALAM
ORGANISASI PERUSAHAAN
Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi
diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan
persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara
bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal
tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam
penerapannya rencana strategis Teknologi Informasi senantiasa diselaraskan
dengan rencana Perusahaan, agar setiap penerapan Teknologi Informasi dapat
memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi
Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan
dikategorikan sebagai berikut:
o Aplikasi
Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada
di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management
dan lain-lain.
o Aplikasi
yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang
dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara
lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.
o Aplikasi
Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Perusahaan terutama
yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan
antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena
merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan
uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT
di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT
dalam menunjang proses di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur
yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil
dalam memajukan perusahaan ?
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi
antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan
kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi
Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak
digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap
pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan
kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada
kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP
adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam
perusahaan, cara lama kebanyakan.
Untuk dapat mengetahui adil departemen IT di perusahaan
adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di
perusahaan tersebut, misalnya :
1. Yang
tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga
kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
2. Waktu
mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan
memperpendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT
hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka
akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.
3.
Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang
dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan
perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa
jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan
banyak order.
4. Dengan
penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran,
karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat
profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
5. Dengan
IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga
hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak
manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus
berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya
di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan
penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan
semakin meningkatnya kesempatan perusahaan.
Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang
dihasilkan oleh IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan
yang dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan
ke rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT
ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.
Sistem Informasi secara umum mempunyai beberapa peranan
dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1. Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko,
terutama berkaitan dengan faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari
ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada
diluar control perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia
untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti
forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran
teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis
yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola
risiko yang dihadapi.
2. Reduce costs
Peranan teknologi informasi
sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional
perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan
teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
3. Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen
teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses
yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan
pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.
4. Simplifikasi
proses
Berbagai proses yang panjang dan
berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan
mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat
dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan
order.
5. Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu
melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih
cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
6. Otomatisasi proses
Mengubah proses manual menjadi
otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
7. Add Value
Peranan selanjutnya dari
teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan.
Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan,
tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut
bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
8. Create new
realities
Perkembangan Teknologi Informasi
terakhir yang ditandai dengan pesatnya Teknologi Internet telah mampu menciptakan
suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep
e-business semacam e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan
lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi
mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu
pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (SI)
“Strategic”, arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen SI, yang
terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan
rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan
atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya
aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif,
menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi
kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa
lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada
ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi
kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan IT di
lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara IT dan
Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus memiliki
IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan
pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat
dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan
mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan
prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional.
Hal itu merupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan,
dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan
berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan
pada pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar
sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan
penerapan Sistem Informasi Manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil
dari investasi pada bidang Teknologi Informasi. Sebuah Sistem Informasi yang
dibuat berdasarkan perancangan startegis Sistem Informasi yang baik, akan
membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana
bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini,
penerapan dari Teknologi Informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah
salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk
o Pengetahuan
mengenai teknologi baru
o Dilibatkan
dalam perencanaan taktis dan strategis
o Dibahas
dalam diskusi perusahaan
o Memahami
kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi
dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem
Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah
perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan
diterapkannya perancangan strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan
menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan
perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan perencanaan strategis Sistem
Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk
mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya
melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai
peran pengembangan teknologi dan Sistem Informasi diperlukan untuk mengelola
teknologi dan Sistem Informasi dalam organisasi itu sendiri.
IT mendukung perusahaan/organisasi di level
o Strategik
Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara
keseluruhan
o Taktis
Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka
melakukan perubahan menuju sukses
o Operasional
Proses
dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
Keterkaitan Bisnis dengan SI/TI
Kesesuaian TI dan Bisnis
o Melakukan
sinergi antara external dan internal domain
o Pilihan
strategis external harus selaras dengan pengaturan internal => umum dalam
bisnis
o Domain
TI:
Strategi untuk TI harus terlihat pada external domain: menentukan
posisi/formula perusahaan dalam pasaran produk TI
o TI
=> enabler: menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak hanya berfungsi
sebagai response/support terhadap kebutuhan strategi bisnis).
Integrasi Fungsional TI bagi perusahaan:
o Strategi
bisnis dan strategi TI, pada tingkat eksekusi dan fungsional.
o Operasional
bisnis dan infrastruktur TI
o Hubungan
antara administrasi proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi strategi dapat
dilaksanakan.
Fungsional sering disebut kemampuan TI untuk memberikan
solusi bagi proses bisnis (lebih efisien, efektif, reduced cost).
Sumber : Klik Disini
